事業所では主に源泉徴収・法定調書関連事務や労災・雇用保険・健康保険・厚生年金・国民年金第三号等の社会保険関連事務でマイナンバーを活用することになります。その他、基本方針の策定や、事業所規模（100名以上の会社等）によっては取扱規程の作成が義務づけられています。

> 特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針

• 役員とその被扶養者
• 従業員（日雇いや短期間であっても必要）とその被扶養者
• 外部委託先（士業や講師依頼した際の個人等）

注）対象者には必ず利用目的を通知してからマイナンバーを収集する必要があります。
尚、法律で定められた目的以外の目的でマイナンバーを収集・使用等することは禁止されています。

※通常、従業員の被扶養者の番号確認及び本人（身元）確認は、従業員自身が事業所を代行するような形で行うこととなります。例えば、子どもの番号確認及び本人確認は従業員自身が行うことにより、事業所は子どもの番号を収集します。この行為に関しては、子から従業員への委任状は必要ありません。
但し、国民年金第三号被保険者資格取得届の提出の為に、従業員を通じて配偶者のマイナンバーを収集するに当たっては、配偶者から従業員への委任状が必要となります。

確認書類等のパターン（例）

1. 個人番号カード（番号確認＋本人確認）→1点のみで足りる
2. 通知カード（番号確認）と運転免許証（本人確認）→2点必要
3. マイナンバー記載の住民票の写し（番号確認）と運転免許証（本人確認）→2点必要

組織的安全管理措置

担当者等を決め、責任の所在・情報漏えい時の体制・苦情相談窓口等を決定して下さい。

• 責任者
• 事務取扱担当者（必須）

※担当者以外の者にマイナンバーを収集・使用させないよう注意が必要です。
例えば、担当者でない部門長が部下のマイナンバーをまとめて担当者に渡す行為は好ましくありません

人的安全管理措置

担当者や従業員への周知・研修・教育・勉強会等を行いましょう。

物理的安全管理措置

マイナンバーを取り扱う場所等において、壁・間仕切りの設置、のぞき見されない座席配置、鍵付キャビネットへの書類保管、機器等の盗難防止対策、情報持出時の漏洩防止対策、シュレッダーや用紙溶解等の廃棄方法等を工夫しましょう。

技術的安全管理措置

担当者を限定したアクセス制御、ウイルス対策ソフトの導入、システムログや管理台帳の作成などの措置を講じましょう。

記録・保管・破棄

マイナンバーの収集状況・使用履歴・破棄の状況をソフトや管理台帳等により記録しましょう。また、全ての個人番号関係事務に必要が無くなった時点でマイナンバーは速やかに削除・破棄して下さい。

※但し、一定期間保存が義務づけられているものは、法定期間は保存する必要があります。

委託先の監督

委託先において安全管理措置が守られているか等の監督を行って下さい。